Tag: Microsoft Office 365

Udgivet den

OneNote – Microsofts notat værktøj

Microsoft Apps

Microsofts OneNote er en del af deres Office 365 løsning, og et populært notat værktøj, der har en stor fan base. Det understøttes på Computer, Telefon, Tablet og i enhver browser.

Selvom OneNote har en masse styrker, så har den også nogle meget underlige fejl, som man støder på fra tid til anden.

Løsninger på kendte problemer.

Jeg har installeret OneNote på en ny computer, men alle mine notesbøger er væk!

Man kan have alle de notesbøger man ønsker i OneNote, både personlige, og delt med andre.

En nyinstalleret OneNote åbner op uden notesbøger, så hvis du har haft en notesbog med “Engelsknotater”, “Opskrifter” eller “Firma hemmeligheder”, så kan du finde dem ved at vælge menupunktet “Åbn Notesbog”.

Derved kan du også lukke gamle notesbøger, hvis du har fået så mange at listen bliver for lang. Derved slettes den ikke, men ligger og venter i Office 365 til næste gang du ønsker at åbne ned.

En anden måde du kan åbne NotesBøger, er at gå til office.com, åbne den pågældende notesbog on.line, og vælge “Rediger i App” under “Rediger” knappen i menuen.

Min OneNote on-line er på Engelsk, mens resten er på dansk.

Af årsager jeg ikke begriber, er OneDrive og OneNote ikke helt integreret med resten af Office 365, til trods for at det hele ligger samlet pænt i portalen.

Selvom at alle dine Office 365 indstillinger står til dansk, kan dele som OneNote godt være på et andet sprog.

OneNote bruger OneDrives sprog indstillinger, så hvis du åbner OneDrive, og klikker på tandhjulet oppe kan du skifte sprog. Der er to steder du skal skifte “Regionale indstillinger” og “Program indstillinger”. Begge skal være på dansk.

OneNote vil ikke længere åbne min notesbog, og siger at tjenesten ikke er aktiveret for min konto.

Nogle gange mister OneNote Appen forbindelsen til Microsofts servere, uden at kunne genetablere den. Dette giver en del “interessante” fejlmeddelelser, heriblandt denne.

Nogle gange skal man afinstallere programmet helt, hvilket betyder at ikke syncroniserede data mistes.

Ofte er det dog muligt at genetablere forbindelsen, eller åbne notesbogen som en parallell notesbog, ved at logge ind på office.com, åbne den pågældende notesbog, vælge den store “Rediger” knap i menuen og vælg “Rediger i App”.

Herefter åbner notesbogen ofte som intet var hændt.

Udgivet den

Kombiner data med CONCAT funtionen i Microsoft Excel

Microsoft Apps

Jeg har fra tid til anden behov for at kombinere data fra flere celler i en særlig rækkefølge, eller generere en række oplysninger ud fra en specifik portion data.
Dette kan man gøre ved at kombinere data vha CONCAT funtionen i Microsoft Excel.

Eksempel 1 (Udtræk fra medlemsliste)

Et simpelt eksempel kunne være at en forening har en medlemsliste med en række oplysninger om sine medlemmer.

Dette kunne være “Medlemsnummer, Fornavn, Mellemnavne, Efternavn, Vejnavn, Husnummer, Etage, Dør, Postnummer, Mobiltelefonnummer, Fastnetnummer, E-mail, Indmeldelsesdato,Medlemstype(Bestyrelses-/Æres-/Senior-/Junior-/Almindeligt medlem og meget mere…

Nu ønsker formanden en liste over hvilke medlemmer med til generalforsamlingen, men ønsker blot en liste med deres navne, medlemstype og hvornår de meldte sig ind. I dette tænkte eksempel forestiller vi os at ovennævnte oplysninger fremgår af regnearket, i samme række følge, så Medlemsnummer er i kolonne A, Fornavn B osv, og at han gerne vil listen med følgende formatering: “Æresmedlem Hans Hansen. Indmeldt d. 1/1-1962”.
Dette betyder at der skal flettes lidt tekst ind mellem oplysningen fra felterne.

=CONCAT(A14," ",A2," ",A4,". Indmeldt d. "A13,".")

Felterne er adskilt med et komma, og for at tilføje tekst, mellemrum, tegn mm, skal man sætte det mellem et par “citationstegn”. ” ” bliver til et mellemrum, hvorimod “.” bliver til et punktum uden mellemrum (heller ikke til det efterfølgende tekst/data).

Her har man et regneark med GPS data, men gerne vil have lavet det om til en liste med links kan man gøre følgende.

Til dette eksempel bruger vi lokationerne til tre tilfældige danske botaniske besøgshaver, og skal have præcenteret som en læsbar liste med links til deres position på findvej.dk

Med CONCAT funktionen kan man samle tekst od data fra flere Excel celler til ét enkelt
Med CONCAT funktionen kan man samle tekst od data fra flere Excel celler til ét enkelt

Som du kan se herover bruger vi følgende formel til at flette et link efter Findvej’s anvisninger:

=CONCAT(A2,", ",B2," Kan findes på dette kort: http://findvej.dk/",D2,C2)

Denne tekst vil for eksempel kunne copy/pastet direkte ind i en mail, og med blive til klikbare links hos modtageren.

Udgivet den

Outlook – Microsofts mail klient

Outlook er en del af Microsoft Office. Den findes både som software, mobil app og i en online udgave.

Hent Outlook

Hvis du har betalt for hele Office pakken, eller har et Microsoft 365 abonnement der inkluderer download af apps, så kan Outlook downloades sammen med resten af Officepakken.

Windows

Du kan nemt hente og installere Officepakken på hjemmesiden

MacOS

Du kan nemt hente og installere Officepakken på hjemmesiden

iOS/iPadOS/WatchOS

Find den i App Store

Android

Find den i Play Store

Online udgaven

Du finder din webmail sammen med resten af Office pakken på Office.com

Hvis du vil direkte til din postkasse, så finder du den på outlook.office.com

Brugen af Outlook

Forskel på Til, Cc og Bcc.

Alternativer til Outlook

Der findes en række alternativer til Outlook, også en del gratis.

Windows

Mozillas Thunderbird

MacOS

Mozillas Thunderbird

iOS

Apples egen Mail app

iPadOS

Apples egen Mail app

Udgivet den

WordMat

Michael Samsøe Sørensen der til dagligt underviser i matematik på Nyborg Gymnasium har i flere år brugt sin fritid på at udvikle og opdatere et gratis plugin til Word, som er meget anvendt af gymnasieelever i hele landet.

OBS!!!

OBS: – WordMat virker ikke på nye Mac med M1 processor

Word Mat er delvist afhængig af programmet Maxima, bl.a. til at beregne formler. Desværre er Maxima i foråret 2021 stadig ikke er kompatibel med den nye M1 processor.
Desværre er der ikke andet at gøre end at vente på at folkene bag Maxima laver en opdatering der er tilpasset de nye processorer.

Det skal dog siges at de dele der ikke er afhængig af Maxima virker på de nye modeller.

På Eduap’s hjemmeside kan man se følgende melding om den manglende understøttelse. Jeg kan desværre ikke svare på spørgsmål om hvornår, eller om der kommer en løsning:

WordMat Mac Version 1.22 - De nye M1-baserede macs er kun delvist understøttet. CAS virker ikke. Det er endnu uklart om det kan løses
WordMat Mac Version 1.22 – De nye M1-baserede macs er kun delvist understøttet. CAS virker ikke. Det er endnu uklart om det kan løses

Download og installer derefter WordMat på siden her.

Problemer og løsninger:

Min Mac vil ikke installere programmet

Programmet er ikke signeret af Apple, så for at installere skal du lige et smut forbi sikkerhedsindstillingerne. Læs her hvordan du gør.

WordMat er forsvundet fra menulinien i Word

Programmet fungerer ikke altid, såfremt Office versionen og Word Mat versionen ikke passer sammen.

Hvis du skal installere WordMat, så sørg for at du har opdateret din Office pakke (læs evt. vejledningen til opdatering af Office på Mac her), sørg derefter for at det er den nyeste udgave af WordMat du har hentet.
Ellers risikerer du at WordMat ikke fungerer korrekt, eller at den slet ikke dukker op i menuen.

WordMat regner ikke rigtigt, og/eller enkelte funktioner mangler

Vi oplever ofte at sikkerheds pakker som McAffee og ZoneAlarm deaktiverer funktioner i Word mat.

WordMat installeres uden problemer, men er ikke at finde i Word. Heller ikke under “Deaktiverede Plugins”

Hvis du har installeret Office 365 ved siden af en gammel Office pakke, fx. 2013, så har jeg set at WordMat installeres på den gamle udgave, og ikke den nye.

Løsningen er at afinstallere den gamle officepakke, og efterfølgende installere WordMat endnu en gang.
Den vil nu lægge sig i menuen som den bør.

Plugin’et fejler umotiveret

På Mac har jeg oplevet at når selv simple udregninger som 2*3 fejler, (og at man har sikret sig at både Officepakken og plugin’et er de nyeste udgaver), så kan dette løses ved at slette plist værdierne for Word og Geogebra under både Containers samt Group Containers.

WordMat genkender ikke min officepakke

Jeg har flere gange oplevet at word-mat intallationen fejler undervejs, med en beskeden: “Det ser ikke ud til at du har installeret Word 2007, 2010, 2013 eller 2016, og WordMat vil ikke fungere uden Word. Vil du alligevel fortsætte installationen?”

Hvis man klikker på “Ja” fortsætter installationen af Word Mat og Geogebra, men menupunktet med “WordMat” er ikke i menu linien, og kan ikke findes under “Tilføjelsesprogrammer” i Words indstillinger.

Jeg mistænker at problemet ligger i den “Click to Run” udgave der følger med fra fabrikken. Hver gang jeg har afinstalleret denne, til fordel for den udgave der kan downloades på office.com, har problemet efterfølgende været løst (det kræver dog at man efterfølgende installerer Word Mat igen).

Udgivet den

Søg og erstat i Excel for Mac – Microsoft Office 365

Søg og erstat funktionen er praktisk til at erstatte gentagne stykker af tekst, fx i lange log filer.

Funktionen er dog ikke lige til at finde i Mac udgaven af Officepakken.

Klik på luppen yderst til venstre i søge feltet, for at udvide drop down menuen.

Vælg “Erstat”.

Skriv det tekst du vil erstatte i det øverste felt, og det du vil erstatte det med i nederste felt.

Klik på “Erstat alle” hvis du ønsker at erstatte alle de dele af teksten der indeholder førstnævnte.

Funktionen kan også bruges til at slette gentagen tekst. Her skal nederste felt blot være tomt.

Udgivet den

Office 365 – Appadgangskoder

Microsoft har en totrinsbekræftelses løsning, til at øge sikkerheden ved login. Microsoft kalder det for “MFA” (Multi-Factor Authentication)

På samme måde som når du logger på med NemID skal du bruge et brugernavn (din email adresse), en adgangskode samt en ekstra kontrol af at det er dig, vha. en app på din telefon, eller ved at sende dig en SMS (svarer til koden på dit NemID papkort).

Herudover giver Microsoft dig muligheden for at generere en kode til brug i Apps, eller programmer, der ikke understøtter MFA. Sjovt nok er Skype, der er en del af Office 365 en af programmerne der ikke understøtter MFA.

Det er nemt at generere en appadgangskode. Du skal blot logge ind på Office 365, og gå til siden [Yderligere sikkerhedskontrol – appadgangskoder]

Tryk på “opret” knappen, og skriv hvilken app du skal bruge koden til (det bruges udelukkende så du kan holde styr på hvilken kode der bruges til hvad).

Opret én kode til hver app, så du kan slette den igen når den ikke længere er i brug.

 

Udgivet den

Opdater Microsoft Office for Mac

Der kommer jævnligt nye opdateringer til Microsofts Office pakke. Også til Mac versionen.

Disse tilbydes ofte når man starter Word, eller andre Office programmer, og jeg ser gang på gang at brugere klikke på “Udsæt”, eller “Spørg ikke igen”, fordi det ikke lige passer ind på det pågældende tidspunkt.

Men uden opdateringer rettes fejl ikke, nye funktioner kommer ikke til, og sikkerhedshuller lukkes ikke efterhånden som de opdages.

Plugins som WordMat holder også tit op med at virke, fordi plugin’et er skrevet til en nyere udgave af Word.

Således holder du Microsofts Officepakke opdateret:

Åbn et Officeprogram, f.eks. Word:

Klik på “Hjælp” i menuen, og vælg derefter “Kontroller, om der er opdateringer”.

Vælg muligheden “Download og installer automatisk” og klik på “Søg efter opdateringer”

Hvis der er opdateringer til officepakken, vil disse blive tilbudt. Når de er installeret søger du atter efter opdateringer (der kan sagtens ligge opdateringer der først kan installeres når noget andet er blevet opdateret, hvis den har været slået fra længe nok).

Når alle opdateringer er indlæst får du nedenstående besked om at “Der er ingen tilgængelige opdateringer til din Microsoft-software i øjeblikket. Prøv igen senere.”

Udgivet den

Slet licensen til Microsoft Office til mac

Jeg ser ofte at Office til Mac får licensen galt i halsen ved skifte af brugernavn.
Det kan ske hvis en elev skifter skole, eller hvis en medarbejder skifter arbejdsplads.

Selvom at man indtaster en gyldig bruger og adgangskode, afvises man, som om den stadig kan huske det gamle abonnement.
Dette gælder selvom at man afinstallerer og efterfølgende geninstallerer Officepakken på sin Mac.

Dette problem kan ofte løses ved at køre Microsofts “Licence removal tool”

OBS. Nogle gange er det også nødvendigt at slette hele Microsofts Office pakke.

Udgivet den

Afinstaller Microsoft Office 2016 til Mac

Tag backup af dine filer. Ved at følge denne vejledning vil du f.eks. slette alle data i “Outlook”.

 

Start med at åbne “Finder” og gå til menupunktet “Programmer”.

Marker alle Office programmerne og slæb dem til papirkurven.

Tøm Papirkurven.

 

Åben bibliotek

Gå til Bibliotek/Containers og slet følgende filer:

com.microsoft.errorreporting

com.microsoft.Excel

Com.microsoft.netlib.shipassertprocess

com.microsoft.Office365ServiceV2

com.microsoft.Outlook

com.microsoft.Powerpoint

com.microsoft.RMS-XPCService

com.microsoft.Word

com.microsoft.onenote.mac

 

Gå til “Bivliotek/groupcontainers” og slet følgende filer (OBS: Sletter outlook data):

UBF8T346G9.ms

UBF8T346G9.Office

UBF8T346G9.OfficeOsfWebHost

 

Fjern genveje til programmerne ved at højreklikke på dem enkeltvist og vælge “Indstillinger -> Fjern fra Dock”

 

Tøm din papirkurv.

 

Genstart din Mac

 

OBS. Nogle gange er det også nødvendigt at køre Microsofts “Licence Removal Tool”.

Udgivet den

Gem som PDF

Det er ganske let at gemme sine filer i PDF format.

PDF filer kan åbnes af langt de fleste, fylder mindre og er ikke lige til at redigere i. Hvis du skal lave en PDF af et dokument der f.eks. er skrevet i Word, skal du huske også at gemme det i Word formatet .docx, med mindre du er sikker på at du ikke senere skal rette, eller redigere i det.

Gem som .pdf

I Word (og en lang række andre programmer) kan du vælge “Gem som” og så ændre filtypen til “.pdf” før du gemmer.

Print til .pdf

Hjemmesider (og alt andet der kan printes) kan ligeledes omdannes til pdf i printer vinduet.

Her skal du blot vælge den “virtuelle” printer “Microsoft Print to PDF”. Vælg derefter “Udskriv”, hvorefter den laver printjobbet om til en PDF fil, og spørger hvor du vil gemme din nye .pdf fil.